Job Opportunities

Administrative and financial Coordinator / Coordinateur Administratif et Financier

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Department: Advancement
Location: Europe Campus
Status: Non Manager
Contract: Permanent - Full Time
Contact: Kathinka OWE at recrute.ftb@insead.edu

Posted on: 11 December 2018
Deadline: 21 December 2018

Job Description

A position of Administrative and Financial Coordinator is now available in the Advancement department

(Permanent, full time contract based on the Europe Campus, starting asap)

 

Reporting to the Gift Processing Manager, the job holder will be responsible for the timely and accurate processing of gifts & pledges and donor acknowledgements.

S/he will ensure all financial processing is completed to a high standard, coupled with the successful reconciliation between the fundraising database and the foundations bank account on a monthly basis. This position works closely with the entire development team to ensure proper coding of all gifts in accordance with department policies and procedures.

Main responsibilities

  • First point of contact for any donor queries related to giving records, policies and procedures.
  • Daily processing of gifts and pledges into the fundraising database.
  • Accurately determine appropriate gift designation, category and account for correct gift/pledge reporting.
  • Prepare appropriate gift documentation to affirm the accuracy, integrity and transparency of gift operations.
  • Manage the shared mailbox to provide customer service to internal and external customers.
  • Assist with ongoing maintenance of the database to ensure the integrity of the data held.
  • Assist in defining and documenting policy and procedures for gift recording and reporting.
  • Assist other Gift Administration staff as needed.
  • Assist with online and credit card payments.
  • Send out reminders for pledge payments

 

Required profile:

  • BA diploma or equivalent in business, administration or accounting
  • Fluent in French and English, both spoken and written
  • 3/5 years work experience in an administrative support role and data processing environment
  • Strong communication and interpersonal skills
  • Highly detailed oriented, analytical and able to multi-task
  • Proactive mindset and problem solver, ability to meet deadlines
  • Ability to work well as a team and to work independently
  • Excellent knowledge of Word and Excel, experience with PeopleSoft and Business Objects is a plus

 

If you are interested in applying, please send your cover letter and CV in English at recrute.ftb@insead.edu  

Kindly note that only shortlisted candidates will be notified and valid working papers are mandatory.

 

 

 

Un poste de Coordinateur Administratif et Financier bilingue (H/F)

est à pourvoir dans le département Advancement

(CDI, temps complet, campus de Fontainebleau, poste à pourvoir dès maintenant).

 

Le / la titulaire du poste reportera au Gift Processing Manager et sera responsable du traitement administratif rigoureux et dans les délais impartis des dons, des promesses de dons et des accusés de réception des dons.

Il / elle sera en charge de l'administration financière des dons selon des normes rigoureuses, et assurera un suivi mensuel pour veiller à la bonne adéquation entre la base de données des collectes de fonds et le compte bancaire des fondations. Il / elle travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe de développement pour assurer l'enregistrement de tous les dons conformément aux politiques et procédures du département.

 

Principales responsabilités

  • Premier point de contact avec les donateurs pour la fourniture de justificatifs et les questions concernant nos politiques et procédures.
  • Enregistrement quotidien des dons et des promesses de dons dans la base de données de collecte de fonds.
  • Détermine avec précision la désignation, la catégorie et le compte appropriés pour les dons et promesses de dons en vue d'un enregistrement en bonne et due forme.
  • Prépare les documents appropriés liés aux dons afin de justifier l'adéquation, l'intégrité et la transparence des opérations en lien avec les dons.
  • Gére la boîte e-mail partagée afin de fournir un service client aux clients internes et externes.
  • Participe à la maintenance continue de la base de données pour assurer l'intégrité des données détenues.
  • Participe à la définition et à la documentation des politiques et procédures d'enregistrement et de reporting des dons.
  • Aide d'autres membres de l'équipe en charge de l'administration des dons en cas de besoin.
  • Fournit son assistance dans le cadre des paiements en ligne et par carte de crédit.
  • Envoie des rappels pour les versements des dons promis.

 

Profil requis :

  • Bac + 3 en commerce, administration ou comptabilité
  • Français et anglais lus et parlés couramment.
  • 3 / 5 ans d’expérience professionnelle dans un rôle d'assistanat administratif et dans un environnement informatisé.
  • Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles
  • Sens du détail, esprit analytique, multi-tâches.
  • Etat d'esprit proactif, capacité à résoudre les problèmes, respect des délais impartis.
  • Capacité à bien travailler en équipe et de manière autonome à la fois.
  • Excellentes connaissances de Word et Excel ; une expérience de travail avec PeopleSoft et Business Objects serait un atout

 

Si vous souhaitez postuler, veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV en anglais à recrute.ftb@insead.edu.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que des papiers d’identité valides valant autorisation de travail sont obligatoires.

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