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Job Opportunities

Faculty Assistant

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Department: Faculty
Location: Europe Campus
Status: Non Manager
Contract: Permanent - Full Time
Contact: Talent Acquisition Europe at [email protected]

Posted on: 08 December 2022
Deadline: 20 January 2023

Job Description

 

INSEAD brings together people, cultures and ideas from around the world to educate leaders who transform business and society. As a mission-driven school, INSEAD focuses on three values: open, rigorous, and entrepreneurial. Founded on a commitment to innovation in management education, INSEAD was the first international business school, introduced the first one-year MBA, pioneered company specific executive education, and has developed a unique fully integrated multi-continent campus structure. Today, no more than 10% of the incoming MBA class comes from one country – we truly are the Business School for the World.

We are currently looking for a Faculty Assistant to join the Faculty department in our Fontainebleau campus. This is a full time, permanent contract.

A Faculty Assistant is responsible for providing a quality administrative and technical support to a group of professors, facilitating their teaching and research. S/he autonomously completes specific work requirements for the faculty members, whilst reporting for administrative matters to the Area Manager. S/he must organise and complete a high volume of work and reconcile conflicting demands, prioritising varied and often last minute requests and ensuring that all deadlines are respected.

The job holder will be responsible for the following critical tasks:

1. Course Administration

  • Work collaboratively with Faculty, anticipating all course requirements.
  • Interact with speakers, tutors, teaching assistants and graders.
  • Compile and verify the course package.
  • Submit the materials for copyright permission/clearance using an online tool.
  • Liaise with the Printshop, IT, Multimedia and Campus services teams.
  • Organise logistics for simulations, quizzes and exercises.
  • Create and update course websites; manage online polls/surveys.
  • Liaise with the Degree Program Teams for the smooth running of the exam logistics.
  • Compile, verify and enter the grades into the system with the utmost accountability and confidentiality.

2. Office Administration

  • Organise meetings, video and conference calls with both internal and external parties.
  • Coordinate travel arrangements for teaching, conferences and other trip purposes: visas, passports and travel plans.
  • Request on/off-campus conference budgets.
  • Filter, process and follow-up on Faculty professional expenses.
  • Design, update and proofread documents.
  • Handle multiple, complex agendas.
  • Translate letters and/or short non-technical documents occasionally (Europe Campus only).
  • Contribute to the Faculty Evaluation Committee administrative process.

3. Research

  • Assist in research, data-mining and information compilation.
  • Format research documents: cases, papers, and books.
  • Create and update databases, surveys and bibliographies.
  • Proofread and edit the format of the articles according to journal guidelines.
  • Coordinate with Research Assistant(s)/Co-Author(s) for meetings, trips and expenses.

4. Additional responsibilities

  • Area Seminars: organise the guest speaker(s) visits, responsible for logistics (IT, multimedia, room booking, campus services, catering and travel arrangements)
  • On-campus conferences and events.
  • New Faculty: ensure integration
  • Coordination between the Faculty members and the EDP team (client manager(s) and programme coordinator(s)).
  • Prepare and send recommendation letters for graduating PhD students.

 

The ideal candidate should have the following profile:

  • 3 - 5 years in a similar experience
  • Technical university diploma (2 years) or an administrative degree
  • Excellent level of English, fluent in French
  • Excellent organisation skills and attention to detail
  • Highly flexible and adaptable with strong interpersonal and communication skills
  • Sense of initiative and pro-activeness
  • Ability to prioritise, set and meet deadlines
  • Excellent team spirit and player, with ability to work autonomously
  • Excellent computer skills

If you are interested in this position, please send your CV (in English or French) and cover letter (in English) to (in English) to Talent Acquisition Europe at [email protected]

Please note that only short-listed candidates will be notified.

 

 

L'INSEAD rassemble des personnes, des cultures et des idées du monde entier pour former des leaders qui transforment les entreprises et la société.  En tant qu'école à mission, l'INSEAD se concentre sur trois valeurs : ouverture, rigueur et esprit d'entreprise. Fondée sur un engagement en faveur de l'innovation dans l'enseignement du management, l'INSEAD a été la première école de commerce internationale, a introduit le premier MBA d'un an, a été le pionnier de l'enseignement exécutif spécifique aux entreprises et a développé une structure unique de campus multi continentaux entièrement intégrés. Aujourd'hui, pas plus de 10% de la classe MBA entrante ne provient d'un seul pays - nous sommes véritablement l'école de commerce du monde.

Nous recherchons actuellement un Assistant de Faculté (H/F) pour rejoindre le département Faculté sur notre campus de Fontainebleau. Il s'agit d'un contrat à durée indéterminée à temps plein.

L'Assistant(e) est chargé(e) de fournir un soutien administratif et technique de qualité à un groupe de professeurs, facilitant ainsi leur enseignement et leur recherche. Il/elle remplit de manière autonome des tâches spécifiques pour les membres de la faculté, tout en rendant compte des questions administratives au responsable de secteur. Il doit organiser et exécuter un volume de travail important et concilier des demandes contradictoires, en donnant la priorité à des demandes variées et souvent de dernière minute et en veillant à ce que tous les délais soient respectés.

Le/La titulaire du poste sera responsable des tâches essentielles suivantes :

1. Administration des cours

  • Travailler en collaboration avec la faculté, en anticipant toutes les exigences du cours.
  • Interagir avec les intervenants, les tuteurs, les assistants d'enseignement et les correcteurs.
  • Compiler et vérifier le dossier du cours.
  • Soumettre le matériel pour l'autorisation/la validation des droits d'auteur à l'aide d'un outil en ligne.
  • Assurer la liaison avec les équipes de l'imprimerie, de l'informatique, du multimédia et des services du campus.
  • Organiser la logistique des simulations, des quiz et des exercices.
  • Créer et mettre à jour les sites Web des cours ; gérer les sondages en ligne.
  • Assurer la liaison avec les équipes des programmes diplômants pour le bon déroulement de la logistique des examens.
  • Compiler, vérifier et entrer les notes dans le système avec la plus grande responsabilité et confidentialité.

2. Administration du bureau

  • Organiser des réunions, des appels vidéo et des conférences téléphoniques avec des parties internes et externes.
  • Coordonner les préparatifs de voyage pour l'enseignement, les conférences et autres déplacements : visas, passeports et plans de voyage.
  • Demander des budgets pour les conférences sur le campus et hors du campus.
  • Filtrer, traiter et suivre les dépenses professionnelles des professeurs.
  • Concevoir, mettre à jour et relire des documents.
  • Traiter des agendas multiples et complexes.
  • Traduire occasionnellement des lettres et/ou de courts documents non techniques (Campus Europe uniquement).
  • Contribuer au processus administratif du comité d'évaluation des professeurs.

3. Recherche

  • Aider à la recherche, à l'extraction de données et à la compilation d'informations.
  • Mettre en forme des documents de recherche : dossiers, articles et livres.
  • Créer et mettre à jour des bases de données, des enquêtes et des bibliographies.
  • Corriger et éditer le format des articles selon les directives des revues.
  • Coordonner avec le(s) assistant(s) de recherche/le(s) coauteur(s) pour les réunions, les voyages et les dépenses.

4. Responsabilités supplémentaires

  • Séminaires régionaux : organiser les visites du ou des conférencier(s) invité(s), responsable de la logistique (informatique, multimédia, réservation de salles, services du campus, restauration et organisation des voyages).
  • Conférences et événements sur le campus.
  • Nouvelle faculté : assurer l'intégration
  • Coordination entre les membres de la faculté et l'équipe EDP (gestionnaire(s) de clientèle et coordinateur(s) de programme).
  • Préparer et envoyer des lettres de recommandation pour les doctorants en fin de cursus.

 

Le/La candidat(e) idéal(e) doit avoir le profil suivant:

  • 3 - 5 ans dans une expérience similaire
  • Diplôme universitaire technique (2 ans) ou diplôme administratif
  • Excellent niveau d'anglais, maîtrise du français
  • Excellent sens de l'organisation et souci du détail
  • Très flexible et adaptable, avec de solides compétences interpersonnelles et de communication
  • Sens de l'initiative et proactivité
  • Capacité à établir des priorités, à fixer et à respecter les délais.
  • Excellent esprit d'équipe et capacité à travailler de manière autonome.
  • Excellentes compétences informatiques

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, veuillez envoyer votre CV (en anglais ou en français) et votre lettre de motivation (en anglais) à Talent Acquisition Europe à l'adresse [email protected]

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront informés.

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